Anwenderhandbuch

1. Erste Schritte & Anmeldung

Herzlich willkommen in der digitalen Inner Wheel Mitgliederverwaltung. Diese Plattform unterstützt die Kommunikation zwischen den Inner Wheel Freundinnen in Deutschland und erleichtert die Verwaltung von Mitglieds- und Funktionsdaten auf Club-, Distrikt- und nationaler Ebene.

Erstes Login

Ihr Benutzername ist die im bisherigen Mitgliederverzeichnis gespeicherte E-Mail-Adresse.

1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen“.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
3. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Vergabe eines Passworts.
4. Legen Sie ein Passwort fest. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und sollte Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen sowie Sonderzeichen enthalten.
5. Melden Sie sich anschließend mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem neuen Passwort an.

Profil prüfen

Nach dem ersten Login erscheint automatisch ein Begrüßungsfenster. Klicken Sie auf „Jetzt Profil bearbeiten“ und überprüfen Sie die aus dem bisherigen Mitgliederverzeichnis übernommenen Daten. Nehmen Sie gegebenenfalls erforderliche Korrekturen oder Ergänzungen vor. Das Begrüßungsfenster wird danach nicht mehr angezeigt.

Passwort vergessen

Wenn Sie Ihr Passwort später vergessen haben, klicken Sie erneut auf „Passwort vergessen“ und folgen Sie den Anweisungen in der zugesandten E-Mail.

2. Mein Profil bearbeiten

Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder das Symbol mit Ihren Initialen und wählen Sie "Mein Profil". Hier können Sie Ihre persönlichen Daten verwalten.

• Pflichtangaben (*): Vorname, Nachname und Anschrift.
• Kontaktdaten: E-Mail, Telefonnummern (Mobil, Privat, Dienstlich). Die Rufnummern werden automatisch einheitlich formatiert.
• Freiwillige Angaben: Sie können optional einen beruflichen Hintergrund angeben und ein Profilbild hochladen. Diese Angaben werden nicht im gedruckten Mitgliederverzeichnis veröffentlicht, sondern ausschließlich im Online-Mitgliederverzeichnis angezeigt.

Das Profilbild laden Sie über das Kamera-Symbol hoch. Anschließend können Sie den Bildausschnitt anpassen. Mit dem Papierkorb-Symbol können Sie das Bild wieder entfernen.

• Passwort ändern: Auf der rechten Seite finden Sie den Bereich zur Änderung Ihres aktuellen Passworts.

3. Suchen & Finden

Über den Menüpunkt „Suche“ können Sie bundesweit nach Mitgliedern und Clubs suchen.

Mitgliedersuche

Wählen Sie „Mitglieder“ aus und geben Sie einen Suchbegriff ein, z. B. einen Vor- oder Nachnamen oder einen Wohnort. Die Suchergebnisse werden als übersichtliche Karten angezeigt. Durch Anklicken einer Karte öffnen Sie die Detailansicht mit den verfügbaren Kontaktdaten sowie den aktuellen und früheren Funktionen der betreffenden Freundin.

Ein Medaillen-Symbol (🏅) kennzeichnet eine aktive Ehrenmitgliedschaft.

Clubsuche

Wählen Sie „Clubs“ aus und geben Sie den Namen des gesuchten Clubs ein. Die Ergebnisliste zeigt die passenden Clubs. Durch Anklicken eines Clubs erhalten Sie weitere Informationen, einschließlich der aktuellen Funktionsträgerinnen und Kontaktdaten.

4. Club- & Distrikt-Ansichten

Über das Startmenü gelangen Sie zu „Mein Club“ und „Distrikte“.

Mein Club

Auf der Seite „Mein Club“ finden Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrem Club auf einen Blick:

• Club-Stammdaten: z. B. Charterdatum, Webseite und Treffpunkt.
• Vorstand: Die Amtsträgerinnen des ausgewählten Amtsjahres werden übersichtlich dargestellt. Über das Auswahlfeld können Sie zwischen verschiedenen Amtsjahren wechseln. Delegierte werden in einem eigenen Abschnitt angezeigt.
• Mitgliederlisten: Die Mitgliederliste enthält alle aktiven Mitglieder Ihres Clubs mit den hinterlegten Kontaktdaten. Aktive Ehrenmitglieder werden gesondert gekennzeichnet angezeigt.
• Präsidentinnen-Historie: Am Ende der Seite finden Sie eine chronologische Übersicht aller bisherigen Clubpräsidentinnen.

Distrikte

Über den Menüpunkt „Distrikte“ erhalten Sie Zugriff auf die Distrikte und deren Clubs. Nach Auswahl eines Distrikts werden die zugehörigen Clubs sowie die aktuellen Distriktamtsträgerinnen angezeigt.

5. Weitere Informationen im Startmenü

Auf der Startseite stehen Ihnen zusätzlich die folgenden Bereiche zur Verfügung:

Nationaler Vorstand

Über den Bereich „Nationaler Vorstand“ erhalten Sie eine Übersicht der Mitglieder des Nationalen Vorstands. Über die Auswahl des Amtsjahres können Sie die Zusammensetzung des Nationalen Vorstands für verschiedene Inner-Wheel-Jahre anzeigen.

Inner Wheel allgemein

Über den Bereich „Inner Wheel allgemein“ öffnen Sie ein PDF-Dokument mit allgemeinen Informationen zu Inner Wheel. Dieses enthält unter anderem:

• Informationen zur Geschichte von International Inner Wheel
• Informationen zu Inner Wheel Deutschland
• Übersichten zu den Distrikten
• weitere Grundlagen und organisatorische Informationen

6. Für Club-Administratorinnen

Dieser Bereich steht nur Mitgliedern mit der Berechtigung „Club-Admin“ zur Verfügung. Diese Berechtigung wird zu Beginn des Amtsjahres zunächst den Clubsekretärinnen zugeordnet. Bei Bedarf kann eine weitere Clubadministratorin benannt werden.

Clubdaten verwalten

Öffnen Sie auf der Seite „Mein Club“ den Menüpunkt „Verwalten“ und wählen Sie „Club-Daten bearbeiten“. Hier können Sie:

• Club-Stammdaten und Kontaktdaten aktualisieren
• Angaben zu Treffen und Webseite pflegen
• Kontaktclubs verwalten
• die Anzahl der benötigten gedruckten Mitgliederverzeichnisse festlegen
• eine abweichende Lieferadresse für die Print-Ausgabe hinterlegen
• einer weiteren Freundin die Berechtigung „Club-Admin“ erteilen oder entziehen

Mitglieder verwalten

Neue Mitglieder können über „Mitglied hinzufügen“ angelegt werden. Um die Daten eines Mitglieds zu bearbeiten, öffnen Sie dessen Profil und wählen „Bearbeiten“. Als Club-Administratorin können Sie:

• Mitgliedsdaten ändern
• neue Mitglieder anlegen
• Mitglieder löschen
• ein aktives Ehrenmitglied kennzeichnen
• externe Personen oder Organisationen mit Mitgliedschaft ehrenhalber erfassen

Mitglied löschen (DSGVO)

Bei einem Austritt können personenbezogene Daten über „Kontakt löschen“ entfernt werden. Dabei werden Adress-, Telefon- und E-Mail-Daten sowie beruflicher Hintergrund und Profilbild gelöscht. Der Name bleibt erhalten, damit frühere Funktionen und Ämter weiterhin nachvollziehbar bleiben.

Vorstand / Ämter pflegen

Wählen Sie auf der Clubseite „Verwalten“ → „Vorstand bearbeiten“. Für jedes Amtsjahr können die Funktionen den entsprechenden Mitgliedern zugeordnet werden. Über die Auswahllisten wählen Sie die jeweilige Amtsträgerin aus.

Im aktuellen Amtsjahr können zusätzlich die Funktions-E-Mail-Adressen der Amtsträgerinnen eingetragen werden. Falls in Ihrem Club ein weiteres Amt benötigt wird, können Sie am Ende der Seite über „Neues Amt anlegen“ eine zusätzliche Amtsbezeichnung für den erweiterten Vorstand erfassen.

Listen exportieren

Über die Schaltfläche „Exportieren“ können Clubdaten heruntergeladen werden. Folgende Exportformate stehen zur Verfügung:

• CSV-Datei
• E-Mail-Verteiler (BCC-Liste)
• PDF-Datei für den Ausdruck

Die Exportfunktion ist nur für Club-Administratorinnen sichtbar.

7. Für Distrikt-Administratorinnen

Dieser Bereich steht nur Mitgliedern mit der Berechtigung „Distrikt-Admin“ zur Verfügung. Diese Berechtigung wird zu Beginn des Amtsjahres in der Regel der Distriktsekretärin zugeordnet. Bei Bedarf kann eine weitere Freundin als Distriktadministratorin benannt werden.

Distriktdaten verwalten

Öffnen Sie auf der Distriktseite den Menüpunkt „Verwalten“ → „Stammdaten & Admins“. Hier können Sie:

• den Namen des Distrikts anpassen
• eine weitere Freundin aus Ihrem Distrikt als Distriktadministratorin berechtigen
• bestehende Administratorrechte entziehen

Distriktvorstand pflegen

Wählen Sie „Verwalten“ → „Ämter & Vorstand“. Die Zuordnung der Ämter erfolgt wie bei den Club-Administratorinnen über Auswahllisten. Dabei können Mitglieder aus allen Clubs des Distrikts ausgewählt werden.

Im aktuellen Amtsjahr können zusätzlich die Funktions-E-Mail-Adressen der Amtsträgerinnen eingetragen werden. Falls weitere Distriktämter benötigt werden, können diese am Ende der Seite angelegt werden.

Ämter-Export

Distriktadministratorinnen haben Zugriff auf die Funktion „Ämter-Export“. Aus Datenschutzgründen besteht kein Zugriff auf die Mitgliederlisten der einzelnen Clubs. Es können jedoch Listen von Amtsträgerinnen des Distrikts erstellt werden, beispielsweise:

• Clubpräsidentinnen
• Clubsekretärinnen
• Schatzmeisterinnen
• weitere Funktionsträgerinnen

Die Daten können als CSV-Datei oder als E-Mail-Verteilerliste exportiert werden.

8. Hilfe & Kontakt

Haben Sie Fragen zur Nutzung der Mitgliederverwaltung oder benötigen Sie technische Unterstützung?

Den Link „Support“ finden Sie im Fußbereich jeder Seite. Über das Kontaktformular können Sie direkt eine Nachricht an den Support senden.

Bitte beschreiben Sie Ihr Anliegen möglichst genau und geben Sie bei technischen Problemen die betroffene Funktion oder die angezeigte Fehlermeldung an.